Dalam upaya mencapai pembangunan yang efektif, terukur, dan berkelanjutan, setiap kementerian, lembaga, maupun perangkat daerah (K/L/PD) membutuhkan dokumen perencanaan strategis yang menjadi panduan dalam menetapkan arah kebijakan dan langkah-langkah konkret ke depan. Dokumen ini dikenal sebagai Rencana Strategis (RENSTRA).
RENSTRA bukan sekadar dokumen formal, tetapi merupakan pedoman utama dalam perumusan kebijakan, alokasi sumber daya, dan pelaksanaan program kerja yang mendukung pencapaian visi dan misi organisasi. Agar dokumen ini dapat memberikan hasil yang optimal, proses penyusunannya harus dilakukan secara sistematis dan partisipatif, melibatkan pendekatan teknis, politik, serta tahap legalitas formal.
Artikel ini akan membahas secara mendalam tiga tahapan utama dalam penyusunan RENSTRA: proses teknokratik, proses politik, dan proses penetapan, serta bagaimana ketiganya saling terintegrasi untuk menghasilkan dokumen yang komprehensif dan implementatif.
Pengertian dan Fungsi RENSTRA
RENSTRA adalah dokumen perencanaan jangka menengah (biasanya lima tahunan) yang disusun oleh K/L/PD untuk merumuskan visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, program, dan indikator kinerja utama organisasi.
Fungsi utama RENSTRA:
Mengartikulasikan visi dan misi organisasi dalam bentuk program kerja yang terukur.
Menyelaraskan arah pembangunan nasional dan daerah dengan kebutuhan sektoral atau kelembagaan.
Menjadi dasar penganggaran dan alokasi sumber daya secara efisien dan tepat sasaran.
Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi kinerja melalui indikator-indikator yang jelas.
Alur dan Mekanisme Penyusunan RENSTRA
Penyusunan RENSTRA dilakukan melalui tiga jenis proses yang saling melengkapi:
A. Proses Teknokratik
Proses ini berbasis pada pendekatan ilmiah dan analisis rasional yang dilakukan oleh para perencana, analis kebijakan, dan ahli teknis.
1. Analisis Situasi dan Kebutuhan
Langkah pertama adalah memahami kondisi aktual organisasi dan lingkungannya. Ini mencakup:
Analisis data internal (SDM, keuangan, kinerja sebelumnya)
Data eksternal (regulasi, kebijakan pusat, tantangan global)
Penggunaan alat seperti analisis SWOT untuk mengidentifikasi:
Strengths (Kekuatan): misalnya SDM unggul
Weaknesses (Kelemahan): anggaran terbatas
Opportunities (Peluang): sinergi program antarinstansi
Threats (Ancaman): perubahan kebijakan nasional yang mendadak
2. Perumusan Tujuan dan Strategi
Setelah analisis, ditetapkanlah tujuan strategis yang SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Misalnya:
“Meningkatkan indeks pelayanan publik sebesar 15% dalam 5 tahun.”
Strategi yang disusun harus menjawab: bagaimana cara mencapai tujuan tersebut? Ini bisa meliputi pengembangan teknologi informasi, reformasi prosedur layanan, atau peningkatan kompetensi pegawai.
3. Pengembangan Rencana Aksi
Strategi kemudian diterjemahkan ke dalam rencana aksi yang berisi:
Indikator Kinerja Utama (IKU)
Target kuantitatif dan kualitatif
Penanggung jawab
Jadwal kegiatan
Estimasi anggaran
Sistem pemantauan dan evaluasi
Proses ini menjamin bahwa RENSTRA tidak hanya bersifat normatif, tetapi bisa diukur dan dieksekusi secara konkret.
B. Proses Politik
RENSTRA tidak hanya harus valid secara teknis, tetapi juga harus mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan. Di sinilah proses politik berperan.
1. Konsultasi dengan Stakeholder
Stakeholder adalah semua pihak yang terkena dampak atau memiliki kepentingan atas RENSTRA, seperti:
Masyarakat sipil
DPR/DPRD
Mitra pembangunan
Akademisi
Dunia usaha
Konsultasi dapat dilakukan melalui forum diskusi, focus group discussion (FGD), survei publik, dan lainnya. Tujuannya adalah:
Meningkatkan kualitas isi dokumen
Mengidentifikasi isu-isu sensitif sejak awal
Meningkatkan rasa memiliki (ownership)
2. Negosiasi dan Penyelarasan
Perbedaan kepentingan sering kali muncul, misalnya:
Pemerintah ingin efisiensi anggaran, masyarakat ingin peningkatan bantuan sosial.
Proses negosiasi digunakan untuk menemukan titik temu, melalui kompromi strategi, perubahan indikator, atau penyesuaian target agar dapat diterima semua pihak.
3. Advokasi dan Sosialisasi
Setelah tercapai kesepakatan, RENSTRA perlu dikomunikasikan secara luas agar:
Media komunikasi bisa berupa dokumen ringkasan eksekutif, infografik, media sosial, atau pertemuan tatap muka.
C. Proses Penetapan
Proses penetapan menjadikan RENSTRA dokumen sah dan mengikat secara formal.
1. Penyusunan Draft Final
Masukan dari proses teknokratik dan politik dikompilasi menjadi draft final. Ini meliputi:
Koreksi bahasa dan format
Penambahan narasi pendukung
Validasi data dan indikator
Draft ini harus sesuai dengan regulasi seperti Permen PAN-RB atau Peraturan Kepala Bappenas yang berlaku.
2. Pengesahan Dokumen
Dokumen RENSTRA disahkan oleh:
Menteri (untuk Kementerian)
Gubernur/Bupati/Walikota (untuk Perangkat Daerah)
Kepala Lembaga (untuk Lembaga Non-Kementerian)
Pengesahan ini memberikan kekuatan legal dan administratif, serta menjadi dasar untuk menyusun Rencana Kerja Tahunan (RENJA).
3. Implementasi dan Pemantauan
Dokumen yang telah disahkan dijalankan melalui program kerja dan kegiatan tahunan. Pemantauan dilakukan dengan:
Pelaporan kinerja (triwulan, semester, tahunan)
Evaluasi capaian berdasarkan indikator
Penyesuaian rencana jika ditemukan ketidaksesuaian
Pemantauan ini penting agar RENSTRA tidak hanya menjadi dokumen formal, tetapi benar-benar mendorong perubahan nyata di lapangan.
Sinergi Antar Proses: Mengapa Ketiganya Harus Terintegrasi
Ketiga proses di atas tidak dapat berdiri sendiri:
Proses teknokratik menjamin substansi berkualitas
Proses politik menjamin dukungan dan legitimasi
Proses penetapan menjamin legalitas dan implementasi
Jika salah satu proses dilewatkan, hasilnya bisa fatal:
RENSTRA yang sangat teknis tapi tidak mendapat dukungan
RENSTRA yang disukai publik tapi tidak bisa dieksekusi
RENSTRA yang sah secara hukum tapi tidak sesuai kebutuhan nyata
Tantangan dan Solusi Strategis
Tantangan Umum:
Keterbatasan kapasitas SDM perencana
Kurangnya data yang akurat dan mutakhir
Ketidaksesuaian antara arah pusat dan daerah
Resistensi perubahan dari internal organisasi
Solusi Strategis:
Pelatihan berkelanjutan bagi perencana
Digitalisasi sistem perencanaan dan basis data
Pendekatan kolaboratif dan berbasis bukti
Penerapan reward and punishment berbasis kinerja
Penyusunan RENSTRA adalah proses strategis yang krusial untuk memastikan bahwa setiap organisasi publik dapat bergerak secara efektif dan efisien menuju pencapaian tujuannya. Proses teknokratik menjamin bahwa dokumen disusun berdasarkan data dan analisis; proses politik memastikan bahwa RENSTRA diterima dan didukung; dan proses penetapan memberi dasar legal untuk pelaksanaan.
Ketiganya harus berjalan secara harmonis dan berkesinambungan agar RENSTRA tidak hanya menjadi dokumen perencanaan, tetapi juga instrumen nyata perubahan dan perbaikan pelayanan publik.